Word je voor het eerst horecaondernemer? Gefeliciteerd, wat goed dat je jouw passie achterna gaat! Bij een restaurant openen komt veel kijken. Alcoholvergunningen, milieuregels, een goedgekeurde hygiënecode, toegestane openingstijden… Je ziet waarschijnlijk door de bomen het bos niet meer, maar maak je geen zorgen. Dit 14-delige stappenplan voorziet elke horecaonderneming van een vliegende start.
1. Start op een slimme plek
Bekijk het omgevingsplan van de gemeente
Check allereerst of je jouw horecazaak wel mag vestigen op de plek die je in gedachten had. Elke gemeente heeft een omgevingsplan, dus als een horecabedrijf daar niet in past, kan je vragen of de gemeente het omgevingsplan wil wijzigingen. Via het Omgevingsloket kan je op de Regels op de kaart jouw gemeente opzoeken en het omgevingsplan bekijken.
Scan de omgeving
KVK biedt allerlei handige tools aan waarmee je tactisch na kunt gaan waar je jouw restaurant kunt vestigen. Zo hebben ze een Bedrijventeller, waarmee je in kunt zien hoeveel bedrijven/concurrenten er al in de regio zitten, en een Locatiescanner waarmee je de marktpotentie van je (toekomstige) vestigingsplaats kan inzien.
Check of je een omgevingsvergunning nodig hebt
Als je in het pand dat je wil aanschaffen moet gaan verbouwen, bouwen, of renoveren, dan heb je daar meestal een omgevingsvergunning voor nodig. Denk ook aan de inrichting van de buitenkant van jouw zaak: reclame op of aan een pand vereist ook een omgevingsvergunning. Bovendien moet je precariobelasting betalen voor reclame op openbare grond. Doe hier de vergunningcheck om te zien of je een vergunning moet aanvragen of een melding moet doen.
Controleer of je op de door jou gewenste openingstijden ook daadwerkelijk open mag zijn
In de meeste gemeenten gelden sluitingstijden voor de horeca. Als je langer open wil blijven, moet je een ontheffing aanvragen.
2. Regel het huur- of koopcontract van het pand waar jouw horecazaak in komt
Zodra je weet dat jouw horecazaak in het gewenste pand kan, zorg je dat je jouw huur- of koopcontract van dat pand rond hebt. Je hebt dit contract nodig om je in te kunnen schrijven bij de Kamer van Koophandel.
3. Schrijf je in bij de Kamer van Koophandel (KVK)
Je moet je inschrijven in het Handelsregister van de KVK, uiterlijk een week na de start van je zaak. Je moet in dit register als je ondernemer bent. De KVK geeft vervolgens jouw gegevens door aan de Belastingdienst. Van hen krijg je jouw omzetbelastingnummer en je btw-identificatienummer.
4. Schaf een exploitatievergunning horecabedrijf aan
Een exploitatievergunning is een toestemming van de gemeente om een restaurant of horecabedrijf te starten. De voorwaarden waar aan moet worden voldaan, verschilt per gemeente. Check dit dus bij de gemeente waar je jouw eigen restaurant wil beginnen. Bij stap 1 heb je in het Omgevingsloket al gecheckt of je een omgevingsvergunning nodig hebt, maar meestal moet je ook voldoen aan de openbare orde en veiligheid in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV).
5. Alcoholische dranken schenk je alleen met een alcoholvergunning
Om in jouw eigen horecabedrijf alcohol te mogen schenken, heb je een alcoholvergunning (voorheen: Drank- en horecavergunning) nodig. Deze vraag je aan bij jouw gemeente. Zorg dat je je goed aan de regels van alcohol schenken houdt:
- Je moet als eigenaar minstens 21 jaar oud zijn;
- Jij en minstens één andere leidinggevende hebben een diploma Sociale Hygiëne (SHV erkend);
- Jij en de leidinggevenden staan ook ingeschreven in het Sociale Hygiëne register. Dit is sinds 2023 het nieuwe register voor Sociale Hygiëne certificaten, en je moet jezelf hier handmatig opnieuw voor registreren, ook al stond je in het oude register;
- Je personeelsleden moeten 16 jaar of ouder zijn om alcohol te schenken.
6. Houd je aan de omgevingsmaatregelen
Zodra je als zaak alcohol schenkt, moet je volgens de Alcoholwet ook voldoen aan omgevingsmaatregelen. Zo kun je hier lezen over onder andere de oppervlakte-eis, de hoogte-eis, en de toiletruimte eis.
7. Een brandveilig horecabedrijf is erg belangrijk
In een bedrijfspand moet je maatregelen nemen voor brandpreventie en brandveiligheid. Je moet natuurlijk te allen tijde gevaarlijke situaties voorkomen. Dit zijn de regels:
- Voorkom brand met een verbod op roken en open vuur, een brandveilige inrichting, en regels voor de opslag van brandgevaarlijke en brandbare stoffen;
- Installeer brandmeldinstallaties en rookmelders om een brand op tijd op te kunnen merken;
- Verklein de kans op uitbreiding van brand en rook door onbrandbare of brandvertragende materialen;
- Zorg voor een vluchtplan en vluchtroutes;
- Zorg voor blusmiddelen als brandslaghaspels en brandblussers;
- Zorg ervoor dat hulpverleningsdiensten jouw restaurant goed kunnen bereiken.
8. Houd rekening met duurzaamheidswetten/milieuregels
Elk bedrijf moet voldoen aan bepaalde milieuregels. Je moet rekening houden met:
- De hoeveelheid geluid die jouw restaurant produceert;
- Welke afvalstoffen je produceert;
- De gevolgen voor lucht en bodem.
In het Activiteitenbesluit Milieubeheer staat welke meldingen en vergunningen jouw restaurant moet regelen. Bedrijven worden in dit besluit ingericht in type A, B, of C. De types zijn afhankelijk van de hoeveelheid milieubelasting die een bedrijf veroorzaakt. Je kan in artikel 1.2 van het Activiteitenbesluit achterhalen onder welk type jouw horecabedrijf valt. Ook de milieuvoorwaarden check je weer in de nu bekende vergunningscheck in het Omgevingsloket.
9. Zorg dat je in het NVWA register komt te staan
Als je levensmiddelen produceert, verkoopt of verwerkt, dan moet je je inschrijven in een register van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA). De NVWA controleert dan of alles volgens de regels wordt gedaan.
10. Je hebt een voedselveiligheidsplan op basis van de HACCP/hygiënecode nodig
Om eten en drinken te mogen bereiden in je restaurant, moet je een goedgekeurde hygiënecode hebben of zelf een HACCP-plan opstellen (Hazard Analysis Critical Control Points).
Een HACCP-plan opstellen
Je zet in dit plan de gevaren voor de veiligheid van voedsel in je productieproces, en je onderzoekt het risico dat dit gevaar echt gaat gebeuren. Het HACCP-plan moet voldoen aan de 7 basisprincipes van het HACCP-systeem. De NVWA beoordeelt jouw plan. Ook checken zij of je echt werkt volgens dat plan.
Een goedgekeurde hygiënecode
Als je volgens een goedgekeurde hygiënecode werkt, dan voldoe je automatisch aan de wet en hoeft de NVWA niets goed te keuren. Zij controleren alleen nog of je ook daadwerkelijk werkt volgens de code. Je vindt op de website van de NVWA een overzicht van de hygiënecodes per sector.
11. Personeel in dienst nemen
Zodra je personeel in dienst neemt, moet je een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) hebben. Je kan daarvoor de Horeca RI&E gebruiken. In dit instrument staan de risico’s en maatregelen die afgestemd zijn op de horecabranche. Om dit gratis instrument te bekijken moet je je eerst registreren, maar dat kan heel gemakkelijk met je e-mailadres en gebruikersnaam.
Er komt natuurlijk veel meer kijken bij personeel aannemen, dat is een vak apart. Je moet allereerst je personeel indelen op de juiste functie, waarvoor je de horeca referentiefuncties website kunt gebruiken. Je moet arbeidscontracten opstellen, en een eventuele verzuimverzekering regelen, of bijvoorbeeld in zee gaan met een payrollbedrijf die deze risico’s van je overneemt.
12. Heb je een terras? Regel een terrasvergunning
Het verschilt per gemeente of je een terrasvergunning nodig hebt. Vaak moet je wel aan de volgende voorwaarden voldoen:
- De weg wordt niet beschadigd door je terras;
- Het terras is geen gevaar voor weggebruikers;
- Je terras stoort het beheer en onderhoud van de weg niet.
13. Turn up the music: maar wel pas nadat je muzieklicenties hebt aangevraagd
We hebben al eerder geschreven over het gebruik van Spotify in je horecazaak. Dat mag niet zomaar. De vuistregel in Nederland is dat een restaurant of openbare locatie een dubbele of combinatielicentie van zowel Buma/Stemra en Sena moet afsluiten. Zij regelen dat de vergoeding bij de mensen met de auteursrechten van de muziek terechtkomt.
14. Zorg vanaf het begin voor een gestroomlijnde administratie
Neem een kassasysteem met het Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem
De KNH (Koninklijke Horeca Nederland) merkt dat sommige horecaondernemers hun administratie vastleggen op een gebrekkige manier. Jan Vedder, landelijk projectleider horeca bij de Belastingdienst, zegt hierover: “Wij wijzen erg goed op kassagebruik. Fouten hierin en dus in de administratie zijn snel gemaakt, met soms vervelende gevolgen. Wij geven als tip: Gebruik een betrouwbaar kassasysteem.” Je kunt hier een checklist vinden om na te gaan of jouw kassasysteem betrouwbaar is.
Of draag met een gerust hart je administratie af aan een gecertificeerde payrollorganisatie
Meer weten?
Wij zijn JAM!, dé payroll- en HR specialist voor de horeca met een uitgebreid servicepakket. Onze experts zijn onder andere bekwaam op het gebied van verzuim, wet- en regelgeving en salarisadministratie, maar ook van allerlei andere HR gerelateerde kwesties die bij JAM! na 10 jaar ervaring snel opgelost zijn. Neem contact met ons op over de mogelijkheden of vraag vrijblijvend een offerte aan.